【外贸新手必看】 询盘回复的全面流程！

海外买家中，有大买家，也有小买家，主要可分为工厂(原料采购)、贸易商、中间商、终端销售、资本货采购商、个人消费者和其它。

对于外贸新手来说，很难收到询盘，必须从询盘中获得一切有效的信息，看清楚给你发询盘的人是个什么样的人，什么类型的，会抓取信息很重要。

如果是经理，你就得注意了，在回答的时候要考虑周到，一丝不苟，才能让他对你有好感！他想要的信息一定得满足，而且最好能给到他想不到的，把他没想到的部分也给上，比如人家问你价格，你把航运物流啥的都提供上，那就完美了。

明确 3 点：
先看明白后报价：对买家的询盘做详细分析，勿急勿躁，快回复不一定能抓住买家的心只有优质回复才行。
不要让对方再三强调已经说明过了的事：仔细看询盘内容，千万不要再问对方已经告诉你的信息 。
替他想问题：换位思考，思考买家在什么场景问你这个问题，换做你，希望得到什么样的答复。

理解是沟通的基础。认真理解问题和要求比及时答复更重要。

明确买家需求之后，第三步我们要做的是对这条询盘进行分解。
别急着回复，觉得买家一定会为你的快速回复买单。事实上，事实并非如此。不要着急，不要不耐烦。花点时间冷静下来分析买家的询价，然后回复他。

针对报价这块，建议做如下准备：
(1)当买家询问的产品较多的时候，最好列一个excel表格给买家，这样买家一目了然。

(2)当买家给出的价格低于你的成本价时候，不要太担心，展示你的专业度和诚恳来打动对方 。

在你无法再降价的时候，是不是就觉得这个买家肯定不会要你的而是选择更低价的那家供应商。不然，在这种时候，要对自己的产品有信心，当然你也得非常知道自己产品的优势在哪里。若你想说服买家，需要拿出各种论据，告知买家市场上此类产品有多少类型，每种价位如何，A价位的原因是什么?B价位的原因是什么?而你给自己产品定价为C价位的原因是什么?看看有没有什么数据可以支持你的观点，例如原材料行情等。所以这类询盘报价的前提是你对自己的产品非常熟悉和自信。

针对寄样品单，建议这样：
(1)如果客户第一封信就问你要样品，最好考虑清楚再给予回复。
买家是不是只想要一个样品，之前跟你咨询过专业的产品信息，并且有强烈的购买欲望？这样的客户可以选择不发送。但如果买家表示愿意支付快递费，如果不只为一个样品支付快递费，他们也可以考虑是否真的要样品来检验产品质量。或者我们可以建议先拍照，或者拍下产品的视频发给买家。我们满意后再做决定。当然，如果你的公司真的很强大，你不能错过任何交易机会。

(2)买家觉得你寄送的样品较差
之前沟通都不错，而一旦寄样之后，买家觉得可能样品较差的时候该怎么把握卖家呢?首先需要明确是你的产品本身的质量问题，还是说样品在运输过程中导致破损。如果是前者试着和买家谈判是否哪一方可以做妥协，而如果是后者则建议再次寄样或者和买家解释清楚，拍前后照片给买家，赢取买家信任。

第四步其实是最关键的一步，拿到询盘的激动，分析询盘的仔细，回复询盘时候就显得异常紧张了，因为之前你所有步骤的努力就靠这一步来传递了，成败在此一举，加油!

回复询盘时候需要关注以下几点：
1. 查看是否明确买家目的
2. 检查邮件语言是否啰嗦
3. 查看回复内容结构是否完整
4. 价格和产品是否已经考虑同行竞争
5. 是否主动推进，并留给买家再次回复形成互动的空间
6. 你的产品行业专业度够了吗?
7. 一个询盘究竟多久回复较合适
8. 如何写邮件标题

可以尽可能体现自己的优势，参考这几点：
（1） 发货期快
（2） 价格有绝对的优势
（3）有多年生产或外贸经验
（4） 有参加买家当地的展会，或业内知名展会，
（5） 有自己的研发团队
（6）有跟知名品牌或企业合作
（7）有证，品质有保证
（8） 提供OEM,个性化定制服务

询盘究竟多久回复较合适?
这里想要对供应商朋友们提个建议，尤其是比较初级的卖家，建议养成工作日查看邮件的形式，建议询盘在24-48小时内回复较好，不超过3天。

买家询盘时效需求：
1. 希望卖家快速回复：24 小时/48 小时，至少 3 天内回复，不然3天后可能已经找到其他卖家了。
2. 更愿意选择在线的沟通方式
3. 希望平台直接规定卖家必须3天内回复
卖家如何优化：
1. 尽可能24小时回复外贸邮件和询盘
2 . 用自己个人邮箱没关系，但是得记得邮箱同步啊
3 . 常登陆更新查看(一周两次总得有吧)
4 . 绑定移动通讯工具，及时联系

以上只是初次询盘的回复，那么回复发完之后外贸员是否就坐享其成了呢?不然，订单可没这么快能到手哦，所以我们后续的跟进也非常重要。

是不是买家在 3 天内回复你才是代表你就有戏了?其实不然，只能说明老外有及时查看邮件的习惯。

但是，不乏一些国家的买家自己平时非常忙，尤其如果前期买家已经和你沟通了许多，贸易也走了很多环节的时候，千万不要着急，这么长时间的沟通后，客户应该不会轻易跑掉的。

如果买家不回复，您可能无法及时打开邮箱，或者您可能会忙着先安排其他事情。在这种情况下，建议是向客户表示理解。如果你已经很长时间没有收到回复，你可以再发一封信，询问其他事情是忙还是真的被系统过滤了。你可以在信中告诉卖家，你会继续等待客户的进一步信息，如果你只注意催促订单会起反作用，不要太急躁！